Algemene Voorwaarden - Drakenbootfestival de Kempen

INSCHRIJVING

Met deze inschrijving verklaren partijen dat de deelnemer/sponsor bereid is gelden te besteden aan het Drakenbootfestival de Kempen.
Alleen volledig ingevulde inschrijfformulieren worden in behandeling genomen. De Stichting bevestigt uw inschrijving per email, daarna is uw inschrijving/deelname definitief.
Aanmeldingen worden in volgorde van binnenkomst behandeld, waarbij geldt: vol is vol!
Deelnemers van een vorige editie krijgen voorrang. Ook hun inschrijving kent een deadline, welke wordt gecommuniceerd door de organisatie.
De factuur wordt na ontvangst van het inschrijfformulier toegestuurd en dient uiterlijk 30 dagen voor het festival voldaan te zijn.
Zolang het inschrijfbedrag niet is ontvangen, behoudt de organisatie zich het recht voor om de deelnameplaats aan anderen te vergeven.
Indien het festival onverhoopt door omstandigheden geen doorgang kan vinden, wordt er door de organisatie een passende oplossing gevonden.
Deze overeenkomst verplicht zowel de stichting als de deelnemer/sponsor tot naleving van wettelijke bepalingen en overige voorschriften over dit onderwerp. Partijen verbinden zich jegens elkaar deze overeenkomst te goeder trouw uit te voeren

ANNULERING

Bij annulering van de inschrijving nadat de factuur is verstuurd om welke reden ook, wordt er geen terugbetaling gedaan. Dit geldt voor zowel de inschrijfkosten als de volledige kosten van eventueel gehuurde tent(en) en sponsoring.
Annulering van de inschrijving minder dan 6 weken voor het evenement is niet mogelijk.

DEELNAME

Een team bestaat uit minimaal 17 personen waarvan 16 peddelaars en één trommelaar. De organisatie van het festival zorgt voor een ervaren stuurman. Eén of enkele reservedeelnemers zijn aan te bevelen.
De minimumleeftijd om mee te kunnen doen is 16 jaar.
Alle deelnemers moeten watervrij zijn, wat in dit geval inhoudt dat de deelnemers minimaal 50 meter met kleren aan moeten kunnen zwemmen. Daarnaast is een zwemdiploma een vereiste. Diegenen die extra veiligheid wensen, kunnen een zwemvest aantrekken, die klaarliggen op de steiger.
Ervaring in drakenbootvaren is niet noodzakelijk, er wordt kort geoefend bij het opvaren naar de start.
De instructies van de stuurman dienen te allen tijde opgevolgd te worden.
De opdrachten van de organisatie, raceofficials en beveiligingsmedewerkers moeten te allen tijde worden opgevolgd.
Indien je voor of tijdens de wedstrijd twijfelt, je niet prettig voelt, bang of moe bent, neem dit dan serieus en ga niet over je fysieke grenzen heen. In dit geval kun je je altijd even melden bij een instructeur of een stuurman.
Er wordt uitsluitend gevaren met materialen die door de organisatie ter beschikking worden gesteld. Het gebruiken van eigen materialen zoals peddels e.d. is niet toegestaan.
Personen die lid zijn (geweest) van een drakenbootclub zijn uitgesloten van deelname aan de wedstrijd, vanwege het recreatieve karakter van de race. Indien geconstateerd wordt dat een team toch 1 of meer professionele drakenbootvaarders in het team heeft, wordt het team gediskwalificeerd voor de (halve) finales.
Teams mogen alleen deelnemen als zij op tijd zijn ingeschreven, als zij hebben betaald en de lijst met deelnemende personen naar waarheid ingevuld, ondertekend en ingeleverd hebben voorafgaand aan de race.

AANSPRAKELIJKHEID

De deelnemers doen mee op eigen risico en eigen verantwoordelijkheid.
De organisatie, sponsoren, medewerkers, vrijwilligers en officials kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor letsel, schade aan materiaal, verlies en/of diefstal.
Teams dienen het ter beschikking gestelde materiaal zo te behandelen dat er geen schade of letsel ontstaat. Wanneer toch schade/letsel ontstaat of wanneer een team een boot opzettelijk laat omslaan (de organisatie bepaalt of dit het geval is), dan ontstaat daar grote hinder door voor de race en wordt de veiligheid van anderen ernstig in gevaar gebracht. De deelnemer is bij het opzettelijk laten omslaan van een boot een boete verschuldigd aan de organisatie van €500,-. Tevens dient eventuele schade aan materialen en/of personen vergoed te worden aan de organisatie.

DE RACE

Elk team dient zich één uur voor de aanvangstijd van hun eerste race te melden bij het informatiepunt.
Alle teams krijgen door de organisatie een drakenboot en stuurman toegewezen, hier is geen enkele discussie over mogelijk.
Elk team heeft 1 captain. De captains worden vooraf gebrieft, waarbij zij de laatste instructies ontvangen.
Elk team dient zich uiterlijk 20 minuten voor de start van hun race te verzamelen bij de ingang van de steiger.
Teams die niet op tijd in de boot zitten en/of niet op tijd aanwezig zijn bij het startgebied worden voor die race uitgesloten en krijgen automatisch de volgende tijd toebedeeld: de langzaamste tijd op de dag voor de betreffende afstand, gevaren door welk team dan ook, + 10 seconden.
Bij twee valse starts wordt een team gediskwalificeerd.
Er wordt geklokt op het moment dat de voorkant van de drakenboot (neus van de draak) de finishlijn is gepasseerd.
De drakenboten mogen hun baan niet verlaten.
Wanneer de drakenboot uit koers raakt, bepaalt de wedstrijdleider afhankelijk van de situatie of de hele race overgevaren moet worden.
Bij een materiaaldefect of stuurfout (uitsluitend vast te stellen door de stuurman en wedstrijdleiding) wordt de hele race overgevaren (alle teams uit die race).
Het finishen van een boot wordt ongeldig verklaard indien op dat moment niet ieder bemanningslid aan boord is.
Indien na de voorrondes of halve finale twee of meer teams dezelfde totaaltijd hebben, en niet beide/alle betreffende teams kunnen door naar de (halve) finale, dan gaat het team dat in de voorrondes meeste races heeft gewonnen door naar de (halve) finale.
Eventuele vormen van protest dient u bij de wedstrijdleider te doen, direct na de race.
Elk team moet na het passeren van de finish in een RECHTE lijn doorvaren en de boot afremmen tot de boot veilig stil ligt bij de steiger.
Indien een team de instructies of een besluit van de wedstrijdleiding niet opvolgt, kan het team gediskwalificeerd worden.
Er is geen discussie mogelijk over besluiten van de wedstrijdleider.

VEILIGHEID

Het is deelnemers verboden om andere teams en/of eigen deelnemers te hinderen of op welke andere wijze dan ook in gevaar te brengen.
De organisatie behoudt zich het recht toe om bij slechte weersomstandigheden de wedstrijden stil te leggen, het raceschema en/of de racesituatie/afstand aan te passen. Bij onweer vervalt de race.
Overmatig alcoholgebruik(misbruik) tijdens de races is verboden.
Het gebruik van drugs is tijdens het festival en de wedstrijden verboden.
Deelnemers die overmatig alcohol/drugs gebruiken gedurende de wedstrijd, worden gemeld bij de organisatie. De organisatie kan deze personen uit de wedstrijd halen. Indien dit tot gevolg heeft dat een team onder het minimum aantal bemanningsleden komt, betekent dit dat het betreffende team wordt gediskwalificeerd.
Indien deelnemers zich naar het oordeel van de wedstrijdleiding zodanig misdragen dat de veiligheid, het wedstrijdverloop dan wel het sportieve karakter van de wedstrijden in het geding komt, meldt de wedstrijdleiding dit bij de organisatie. De organisatie kan de betreffende deelnemers uit de wedstrijd halen. Indien dit tot gevolg heeft dat een team onder het minimum aantal bemanningsleden komt, betekent dit dat het betreffende team wordt gediskwalificeerd.

ALGEMEEN

In gevallen waarin het deelnamereglement niet voorziet, beslist de organisatie. Hiertegen kan niet in beroep worden gegaan.

HUISREGLEMENT FESTIVALTERREIN

Hou je aan de aanwijzingen van de organisatie en beveiliging.
U betreedt het festival geheel op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor letsel, beschadiging of het kwijtraken van persoonlijke eigendommen als gevolg van bezoek aan het festival. Het meebrengen van eigen consumpties is niet toegestaan.
Wildplassen is verboden.
Geen alcoholverkoop aan personen onder de 18 jaar.
Drugs, wapens, glaswerk en blik zijn verboden.
Bij betreding van het terrein kunt u gefouilleerd worden.
Wie geen medewerking verleent aan de controle van kleding en tassen of aan het fouilleren, kan de toegang worden ontzegd.
De organisatie kan personen de toegang weigeren.
Door betreden van het terrein geef je toestemming om op het terrein gemaakte foto’s te gebruiken voor publicatiedoeleinden.
Flyeren is verboden.
Fietsen zijn niet toegestaan op het terrein.
In gevallen waarin dit huisreglement niet voorziet, beslist de organisatie. Hiertegen kan niet in beroep worden gegaan.